Melhor documentação eletrotécnica graças às diretrizes do fornecedor

As iniciações de projetos geralmente se mostram diferentes da realidade, o que foi colocado em ação no início de um projeto nem sempre é realizado. Se a empresa relata a necessidade de um sistema adicional, o departamento de projetos considera como o novo sistema pode ser realizado: ele cuida da engenharia básica e decide terceirizar a implementação. Para isso, encaminha o rascunho do planejamento para o departamento de compras. O departamento de compras, por sua vez, conversa com o departamento de vendas de um fornecedor. Este último apresenta uma proposta. Compras e Vendas chegam a um acordo e os requisitos são enviados ao departamento especializado do fornecedor. Portanto, é um processo bastante longo com muitos "participantes". Se eles simplesmente se repassarem verbalmente os requisitos para a próxima pessoa na cadeia de mensagens, as informações serão perdidas. Estudos empíricos mostram que, quando as informações são transmitidas entre cinco departamentos da empresa, apenas um quinto das informações iniciais é recebido. As diretrizes para fornecedores quebram esse efeito de silêncio.

O que é um manual do fornecedor?

O manual do fornecedor define as regras universais do jogo, de acordo com as quais o cliente e a empreiteira dominam os projetos de forma cooperativa. Para esse fim, as diretrizes do fornecedor descrevem as responsabilidades às quais ambos os parceiros contratuais estão sujeitos durante a realização do projeto. Elas também formulam requisitos para o escopo, o tipo e a qualidade da documentação de engenharia elétrica. O objetivo das diretrizes do fornecedor é criar uma documentação consistente do sistema para sua empresa.

Processos de projeto sem regras

Se não houver diretrizes para os fornecedores, eles não poderão se familiarizar com os requisitos de documentação com antecedência. Isso significa que eles trabalham em projetos comissionados com o melhor de seu conhecimento e crença. Geralmente, algum projeto de um pedido anterior serve como base. Como resultado, os status provisórios acabam chegando às caixas de entrada de e-mail como PDFs e os operadores da planta precisam se familiarizar com o método de apresentação escolhido pelo fornecedor a cada vez. Os operadores da fábrica verificam intensamente a documentação em busca de discrepâncias. Eles também examinam o uso correto dos equipamentos e a execução correta dos diagramas de bornes antes que a revisão seja enviada de volta. 

Os comentários chegam ao fornecedor como um PDF anotado ou como texto de e-mail. No entanto, o fornecedor geralmente os incorpora apenas parcialmente. Isso se deve ao fato de que as solicitações de alterações na estrutura ou em outros princípios básicos geralmente não podem mais ser realizadas nesse estágio, ou apenas com muito esforço. Para colocar o sistema em funcionamento o mais rápido possível, os operadores de sistema adiam as questões abertas sobre a documentação até o final do projeto. Isso geralmente resulta em disputas entre os parceiros contratuais e, nesses casos, os clientes retêm os pagamentos. Ainda assim, muitas vezes eles decidem aceitar a documentação, mesmo que isso signifique trabalho adicional para seus departamentos. 

Os custos adicionais podem ser claramente identificados: Assim que o fornecedor entrega a versão final da documentação, os departamentos individuais verificam novamente a implementação formal e técnica e arquivam o projeto. Normalmente, não é possível integrá-lo ao projeto geral. Isso ocorre porque a estrutura do projeto da parte da documentação fornecida não corresponde à documentação existente. Se ocorrer uma falha ou se uma máquina estiver prestes a ser convertida, o técnico primeiro terá que se orientar: Devido à falta de especificações, os dados fornecidos geralmente são inadequados e a pesquisa necessária consome muito tempo. O que resta é o incômodo e a percepção de que um fornecedor diferente deve ser escolhido para o próximo projeto. 


Isso significa que não apenas você, mas também seus parceiros contratuais se beneficiam de um manual de fornecedor. Isso ocorre porque especificações claras e compreensíveis permitem que seus fornecedores lidem com projetos conjuntos de forma eficiente e sem grandes ciclos de correção. Isso gera satisfação em ambos os lados e garante uma boa colaboração. Como resultado, você pode concluir os projetos no prazo e de forma lucrativa.

Quais tópicos são abordados em um manual para fornecedores?

Teoricamente, você poderia usar as diretrizes de seus fornecedores para trabalhar todos os tópicos até os mínimos detalhes. Mas isso não é prático: afinal, seus fornecedores ainda devem ser capazes de entender as diretrizes. Portanto, é importante encontrar um bom equilíbrio entre "tão detalhado quanto possível e tão detalhado quanto necessário". Portanto, pense especificamente em quais aspectos são essenciais para o gerenciamento de projetos e quais detalhes são importantes para você ao usar a documentação da fábrica. 

Use uma folha de dados de projeto separada para mapear os requisitos de projetos específicos. Ela lista as informações essenciais que se aplicam especificamente ao projeto a ser processado. Isso inclui, por exemplo, a pessoa de contato responsável, documentos válidos e condições estruturais específicas. Isso significa que você não precisa atualizar as diretrizes do fornecedor de projeto para projeto e que seus parceiros contratuais têm um documento confiável à mão.

Aqui está um exemplo da estrutura de um manual do fornecedor:

1. Escopo de aplicação

• Responsabilidade do fornecedor
• Documentos válidos (por exemplo, com referência à respectiva folha de dados do projeto)
  
  2. Convenções
• Observações especiais
• Definições de termos
  
  

3. Conteúdo do manual

• Objetivo do manual
• Documentação afetada
  
  

4. Especificações gerais

• Escopo das especificações
• Alterações nas especificações
• Escopo da entrega
• Padrões

5. Processo do projeto

• Informações sobre o projeto
• Criação de um projeto
• Convenções de nomenclatura de um projeto
• Dados do cabeçalho do projeto e propriedades do projeto
• Configurações básicas
• Estrutura do projeto
• Diretrizes de planejamento de projetos gráficos
• Rotulagem geral
• Conclusão do projeto

Padronizar a aparência e o conteúdo

 Enquanto o escopo de aplicação regulamenta os aspectos formais da cooperação, as convenções definem a tipografia e os tipos de apresentação dentro do manual. Isso inclui, por exemplo, a aparência das anotações ou o ícone usado para indicar dicas úteis. Se todos os documentos tiverem a mesma aparência, eles fornecerão aos seus funcionários uma âncora visual. O mesmo se aplica às referências abrangentes ao potencial: Se você especificar o posicionamento delas, os usuários poderão percorrer posteriormente os diagramas de circuitos e sempre encontrar determinadas informações no mesmo lugar. Isso economiza tempo de pesquisa e aumenta a eficiência.

Você também pode padronizar o conteúdo da sua documentação eletrotécnica com a ajuda da diretriz do fornecedor. Muitos operadores de instalações subestimam o fato de que o idioma é um ativo cultural e que cada empresa tem sua própria cultura. Dessa forma, a terminologia varia de empresa para empresa. Use o manual do fornecedor para mapear seu vocabulário e explicar termos importantes e recorrentes: O que são dados mestre e o que é um projeto básico? Qual é a numeração de um sistema de resfriamento e de um sistema de aquecimento elétrico?

Promover uma estrutura de projeto padronizada

 Você gostaria de não apenas ter a documentação do seu sistema em suas mãos mais tarde, mas também trabalhar com ela digitalmente? Então, certifique-se de que você pode usar os arquivos fornecidos. Para fazer isso, defina qual versão do EPLAN seus parceiros contratuais usam e quais arquivos do EPLAN eles devem entregar após a conclusão do projeto.

Se quiser integrar o projeto ao seu projeto geral posteriormente, você precisará de uma estrutura de projeto padronizada. Portanto, defina no manual do fornecedor se deseja organizar o projeto página por página, ordená-lo por tipo de documento ou estruturá-lo funcionalmente por peça da máquina. Como há muitas opções aqui, você não deve deixar isso ao acaso.

Descreva seus identificadores de função, produto e local. Deixe claro quais identificadores estruturais são permitidos e forneça exemplos de seu uso. O ideal é que você siga os padrões internacionais. Por exemplo, a EN IEC 81346-1 fornece instruções claras sobre estruturação, enquanto a EN IEC 81346-2 cria um sistema de designadores de referência padronizado.

Início simplificado graças ao projeto básico e de amostra

Dê suporte a seus fornecedores fornecendo a eles um projeto básico. Esse é um arquivo de projeto vazio que já contém todas as configurações necessárias para idiomas, bibliotecas de símbolos, análises e execuções de teste. Se os seus parceiros de contrato desenvolverem esse arquivo, em vez de qualquer outro projeto, você receberá análises posteriores, como listas de peças, diagramas de cabos, bornes e conectores, diretamente no formato desejado.

Além do projeto básico, vale a pena fornecer aos seus fornecedores um projeto de amostra como modelo. Ele ilustra como deve ser o diagrama de circuitos no final. Você também tem uma biblioteca de macros em uso que contém componentes do seu diagrama? Então compartilhe-a com seus fornecedores. Porque se seus parceiros contratuais puderem usar um sistema modular testado e comprovado, isso não só aumentará a eficiência, mas também a qualidade.

Informações completas sobre peças e listas de materiais

A padronização também vale a pena quando se trata de dados de peças. Isso ocorre porque a falta de informações sobre peças consome tempo: especifique em suas diretrizes para fornecedores quais campos das peças seus parceiros contratuais devem preencher. Recomende o uso de componentes do EPLAN Data Portal sempre que possível. Isso se deve ao fato de que o EPLAN Data Portal não só oferece dados abrangentes, mas também verificados para um grande número de componentes de fabricantes conhecidos. 

Você pode tornar seu gerenciamento de peças ainda mais completo se configurar um mestre das peças no EPLAN e torná-lo obrigatório para seus fornecedores. Em seguida, você pode compartilhar seu banco de dados de peças ou partes dele com seus fornecedores de forma controlada e baseada na nuvem por meio do EPLAN eStock. A vantagem: você não precisa mais enviar arquivos individuais por e-mail. Ao mesmo tempo, seus fornecedores sempre trabalham com a versão mais recente do seu banco de dados de peças, mesmo que você faça alterações.

 Possibilitando a colaboração digital

Mas não é apenas o gerenciamento de itens que se beneficia de uma solução baseada em nuvem. A plataforma EPLAN também ajuda no compartilhamento de status intermediários, testes funcionais e comentários e processamento de solicitações de alteração: use execuções de teste automatizadas no EPLAN para verificar se o seu fornecedor cumpriu todas as especificações. Como você já configurou as execuções de verificação em seu projeto básico, elas são iniciadas com o toque de um botão e emitem notas, avisos e erros. Isso significa que você não precisa verificar cada especificação manualmente. Isso economiza tempo e recursos.

Em vez de fazer comentários em um PDF, você pode comentar tudo diretamente no diagrama de circuito graças ao EPLAN eView. Isso cria transparência. Porque o redlining é diretamente visível para todos os envolvidos. É bom saber: Seu comentário não leva diretamente a uma alteração. Em vez disso, você cria a entrada como uma nota e dá a ela o status "Para revisão". Seu fornecedor pode então fazer as atualizações reais no diagrama de circuito e marcar sua nota como concluída.

Você se beneficiará de uma diretriz de fornecedor por muitos anos. Comece agora mesmo e utilize a experiência de nossos consultores para um início fácil.

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