Os desafios na elaboração de orçamentos de painéis elétricos

Você precisa comprar algo e a primeira coisa que vêm a sua mente é: Preciso buscar por três orçamentos. Certo? A verdade é que esta cultura enraizada nos brasileiros tem por origem a lei nacional de Licitações e Contratos Administrativos (agora a lei Nº 14.333, de 1º de Abril de 2021). Esta regra é utilizada tanto por empresas, quanto também em processos judiciais, principalmente em casos de acidentes de trânsito.

 Esta regra é tão comum em nossa convivência que hoje, na indústria, isso se trata de uma estratégia empresarial para conseguir reduzir custos mantendo um resultado desejado. O problema é que, na fabricação de painéis, os orçamentos demandam tempo não só dos orçamentistas em si, mas do time de engenharia para a análise de requisitos e desenhos iniciais do cliente, elaboração de pré-projetos, pesquisa de fabricantes de componentes, entre outros.

Taxa de conversão: O desafio

Com a alta demanda de elaboração de orçamentos, as empresas fabricantes de painéis e equipamentos vêem como principal desafio a taxa de conversão destas cotações em pedidos - desafio este, que pode ser resumido em dois pontos: Menor tempo de entrega da proposta e menor tempo de inicialização do projeto após o fechamento do pedido.

Escutamos com muita frequência que clientes deixam os pedidos de painéis para a última hora, ou seja, muitos deles compram um painel de controle com prazo de entrega quase ou já atrasado. Portanto, é muito importante economizar tempo na fase de cotação, agilizar o “time-to-market” (porque a redução do tempo na cotação é economia de tempo para a engenharia) e, claro, melhorar a satisfação do cliente.

Produtividade e Assertividade

Em conversa com nossos clientes internamente no Brasil, descobrimos que a taxa de conversão das cotações dos painéis está entre 20% e 35%, ou seja, a cada mil cotações, cerca de 200 a 350 possuem pedidos fechados. Então, vimos que duas habilidades são essenciais neste ponto: ser produtivo e assertivo.

Produtivo, com criação de orçamento em poucos cliques, integrado com bancos de dados, aproveitando todo o conteúdo desenvolvido na cotação para a equipe de engenharia, a fim de reduzir custos nesta área. Assertivo, pois se houver uma boa infraestrutura conectada, é possível manter as cotações atualizadas em tempo real com informações de preços dos componentes do sistema ERP, e com os benefícios da conectividade e infraestrutura para todo o ecossistema do cliente.

Exemplo de fluxo de trabalho, de orçamentos até a fabricação, na qual mostra que a falta de aproveitamento dos dados a cada mudança de departamento, gera mais custos para a empresa.

 E, como resultado? a produtividade pode oferecer ao cliente a entrega de cotações mais rápidas, onde, em nossos estudos, estimamos um ganho de produtividade entre 50% e 70% no departamento de cotação. E assertividade, ajuda a aumentar a taxa de conversão nos pedidos, ou seja, se a empresa conseguir aumentar a quantidade de cotação desenvolvida em menos tempo, aliada a uma maior taxa de conversão, em breve teremos mais projetos chegando à equipe de engenharia. , que também se beneficiará das entregas feitas pela equipe de cotação.

Resultado de um fluxo de trabalho otimizado e integrado entre departamentos

A melhor configuração para manter-se na frente!

A verdade é que não há uma única "receita de bolo" ideal para transformar um departamento de orçamentos em uma fábrica de cotações. Cada empresa possui um ramo, uma necessidade, processos e clientes com focos diferentes.

Entretanto, com nossos anos de experiência, vimos que diversas soluções diferentes podem apoiar as empresas a se manterem integradas e eficientes. Se fosse para eu te recomendar os primeiros passos para o seu caminho rumo a liderança, eu diria:

• Estudar o seu fluxo – Quais documentos sua empresa recebe de seu cliente? O que vocês aproveitam destes materiais, seja no orçamento ou na engenharia? Onde vocês estão reescrevendo a mesma informação de forma duplicada e manual? Isso pode mostrar para você onde estão os pontos de atenção, melhoria e integração.

• Padronização – Por mais que seus projetos sejam especiais, templates parciais podem ser um grande apoio para a elaboração de orçamentos rápidos, com o aproveitamento posterior na Engenharia. A Padronização também funciona para projetos especiais!

• Comunicação como cultura da empresa – A comunicação deve ser o centro, não somente entre as ferramentas utilizadas, mas no mindset de todo o time. Parece simples, mas é o ponto chave. Incentive!

• As melhores ferramentas para digitalizar a sua engenharia – Essa parte você sabe que pode contar com a gente 😉

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Agradecimento especial ao Alexandre Santos e Luciana Souza, por contribuírem neste blog com informações riquíssimas sobre o histórico da jornada de Orçamentos da EPLAN Brasil com seus clientes!